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小知识 | 举办学术会议需要注意的事项

小知识 | 举办学术会议需要注意的事项

学术会议和一般商业会议主要有什么不同呢?

学术会议是比一般会议更复杂的会议,除去一般会议本身就有得注册报名--现场签到--会场互动--会后统计等常规流程外,还要承担更大的管理难度:


01

学术会议报名、付款的流程更为复杂, 演讲嘉宾数量众多;

报名流程增加了征文提交环节,提交征文、报名注册不一定一次完成。

02

学术任务交流的嘉宾邀请、VIP管理;

需要满足演讲者之间或是演讲者-展商间的牵线交流。

03

存在学分系统:

参加学术会议交流会获得学会或协会相关的学分,用于维持职称以及晋升。

04

复杂的日程管理:

学术会议常持续3-5天,演讲嘉宾多则上千,主子日程、多级分类体系特性;编辑效率要求高。

05

论文摘要的收集、评审并形成论文集。按照专业细分的论文交流场次特别多。

征文收录:被哪个线上论文机构收录,对学术会议专业人士吸引力存在很大差异。


而一站式全流程学术会议数字化解决方案,满足学术会议在会前、会中、会后各环节的多样性需求,极大提升了会议组织运营效率,提升参会者体验。


专注于为政府,协会NGO组织,集团企业提供专业的一站式会议会展及公关活动策划,执行服务。服务行业涉及金融科技、电子信息、IT、生命科技、医药健康、地产、家电等。



下面就具体的学术会议线上系统进行详细的解说。

首先,在会议前期,需要进行线上(网站/微站)发布,主要涉及会议报名、征文收集、专家审稿、日程管理和专家学术行程个性化管理等。PC端与手机端样式可根据需求进行调整:

(pc端)



手机端
Academic conference


征文系统简介

Brief introduction of the essay system



主办方进行征文设置、征文通知;

征文意向者提交征文,提交成功后系统自动通知主办方论文征集预设人员;

预设人员收到论文摘要/论文,根据论文学科分类分配给对应学科的评审专家/评委进行评审;

评委收到评审任务通知,以及评审系统登录信息(系统网址、登录用户名、密码),登录系统后进行评审任务的接受、评审结果回复(全文录取或摘要录取);

论文提交者自动收到系统评审结果通知(可以自动,也设定可以手工发送);

参会意向者根据系统要求填写相关信息,参会成功后根据参会码参会。

(具体的可根据主办要求修改)




征文提交操作过程

Essay submission process



01

注册--登陆系统。


02

根据列表填写信息


03

提交征文摘要及全文。


04

填写通讯作者/第一作者/或添加其他作者。


05

提交成功,审核通过将以短信的形式发送。




专家评审操作过程

Expert review process



01

后台添加评审专家,并分配相应任务;评审专家根据提供的账号密码登陆平台接受任务。


02

评审专家审批提交者的摘要或全文,给出评审结果,可提出评审意见。(具体可修改)



参会操作过程

Participation process



01

注册后选择参会票数,填写相应基本参会信息,进入酒店预订页面,提交入住信息。


02

报名成功。




扫码签到

Sign in



01

点击收到的短信报名链接,出示参会二维码。


02

签到成功,领取参会证件及会议资料。



电子餐票管理

Electronic ticket management


人数众多,用餐时间聚集餐厅极易拥堵,主办单与餐厅按照人数结算时,容易双方数据不一致造成麻烦。


二维码电子餐券

∷扫描参会证件的二维码,签到后快速进入餐厅

签到计数用餐人数,实时查看

识别重复签到,防止重复用餐




会后数据收集

After the meeting data collection


注册数据、签到数据分析,多维度报告,更加准确的评估会议效果



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